| コピー経費削減編 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
どんなオフィスにも必ずあるといってもいいコピー機.・複合機  そのコピーにかかる経費は莫大なものです。 そのコピーに掛かる経費を少しでも削減できるアイデアの 一部を集めました。これ以外にも様々なノウハウがあります が、代表的なものをいくつか挙げます。 コピー機に関するご相談はこちらまで。 |
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| 交渉次第で下がるかも？カウンター料金 | 保守メンテナンス契約は本当に必要か？ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| カウンター契約をしている場合は一度、販売店やメーカー と価格交渉をしてみましょう。今は、競争が激しく、各メーカ ー顧客の囲い込みで必死です。特に枚数をたくさん、 例えば月に３０００枚以上使用される場合は、必ず値下げ 交渉出来ます。ただ値段を叩くというのではなく、「次もお宅 で買うから」とか「お客さんを紹介するから」とか、という共存 共栄の姿勢が望ましいです。 カウンター料金の原価はモノクロ0.8円、ｶﾗｰ9円前後 交渉次第ではモノクロ1円カラー10円以下になるかも・・・ |
コピーをそんな頻繁に使用しない、故障なんて１年に１回 するかしないか分からないといった場合には、カウンター の契約ですと損する場合もあります。カウンター契約には 基本料金というものがあり、使用しても、しなくても払わな ければいけないのです。「いざというときのために」というの はただの営業トークです。キット方式（トナー代に保守が 含まれている）かスポット保守（その都度修理代を払う）の 出来るメーカー（京セラ等）に切り替えたほうがいい でしょう。 |
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| 場合によっては中古機でも充分活躍出来る | 裏紙を使おう | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 中古機でも結構使えるという掘り出し物はあります。 オークションなどで格安で入手し、メンテナンスは近くの 業者に依頼すればいいのです。契約さえすればメンテナン スのみしてくれる業者もありますし、その都度お金を払えば 修理してくれる業者もあります。 中古コピー機の市場価格 ５万円～1０万円 中古複合機、カラー機 ８万円～１５万円 他にメリットとして節税対策にもなります。 |
これはもう当たり前なっていますが、出来る限り徹底しま しょう。コツは裏紙がすぐ利用できる環境かどうかです。 例えばプリンタ複数台もあるようなオフィスでは１台は 裏紙専用機にする。裏紙の使い方マニュアルをコピー機 やプリンタの近くに貼っておく。ＦＡＸ受信用に使用する等。 裏紙使用時の注意点は、どちらが裏紙かを分かるように しておくことです。ボールペンでは、裏写りするので、蛍光 ペンで裏面に×をつけるといいでしょう。 |
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| ２ｉｎ１、４ｉｎ１、自動両面機能でカウンター料の節約 | 複合機でオフィスのペーパーレス化を進める | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| デジタル複合機であれば、複数枚の原稿を１枚に集約する 機能や自動両面コピー機能が付いています。 カウンター代や用紙代の節約になります。保存、参照のみ が目的の文書であればこれを利用したほうが、いいでしょう。 A4のコピーをA3の左右に2面コピーして、真中でカットする方法もございます。 |
デジタル複合機にはペーパーレスＦＡＸ機能、ネットワー クスキャナ機能がついている機種もあります。 これらを活用して、パソコンから直接ＦＡＸを送受信したり、 文書をパソコンに取り込んで、データとして保存しておけば 何百万枚という書類が、パソコンに収まります。 用紙代の節約とファイリングスペースの節約にもなります し検索や文書の加工、再利用がスピーディーになります。 |
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| キット契約の方がお得な場合もある | 枚数によっては、印刷機を使用したほうが良い | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 先ほど紹介したキット契約とはこういうものです。 トナー代に保守料金が含まれており、カウンター料や基本 料金が一切発生しない。修理もトナー代に含まれているの で無償で出来る。トナーが無くなれば、その時点でまた注文す る。という契約方式です。月々のコピー枚数にバラツキが あったり、あまり枚数を使用されない場合は、こちらの方が お勧め。ただし、あまりやってくれないメーカーが多いです。 キット契約の出来るメーカーは京セラミタ、コニカミノルタやシャープ。 |
１枚の原稿を複数枚コピーする場合は、印刷機を使用した ほうが安く済みます。損得分岐点は約５枚以上からです。 企業によっては徹底して１０枚以上のコピーは印刷機を使 用している所もあります。 コピーよりか多少手間がかかる、画質が悪いという心配が 懸念されてますが、最近の印刷機は全く心配ありません。 デジタル印刷機であれば製版スピードも画質もコピー機に 限りなく近いです。パソコンから直接プリント出来る印刷機 も有りますのでコスト削減にお勧めです。 |
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いてもコスト削減の検討は必須です。最近良く耳に
を許す高コスト体質になりかねません。
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